ARSIP SISTEM NOMOR

KEARSIPAN SISTEM NOMOR

Arsip Sistem Penomoran

Arsip menggunakan sistem penomoran atau sistem numerik adalah dimana arsip yang disimpan berdasarkan kode nomor, atau dengan kata lain nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama suatu organisasi.

Sistem penomoran adalah sebagai berikut.

1. Sistem nomor menurut Dewey (sistem Desimal/klasifikasi)

    Sistem desimal atau klasifikasi menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang telah ditentukan, kode   surat berdasarkan nomor yang telah ditentukan untuk surat yang bersangkutan.

• Kelebihan dari system nomor adalah sebagai berikut:

         - Penyimpanan surat-surat lebih teratur dan akurat

         - Di dalam cara penyimpanan surat lebih cepat dan tepat.

         - Sangat mudah

         - Digunakan untuk berbagai macam dokumen

         - Nomor yang tertera di dokumen dijadikan sebagai pedoman korespondensi.

         - Nomor-nomor yang ada di file dokumen dapat dibuat lebih banyak.

• Keburukan dari system nomor adalah sebagai berikut:

         - Banyak waktu yang digunakan dalam mengindeks surat.

         - Beraneka macam warna file dokumen menjadikan masalah tersendiri.

         - Diperlukan tata ruang yang luas untuk mengelola surat-surat.

Sistem penyimpanan surat menggunakan nomor terdiri dari 2 (dua) bagian;

a) Filling system nomor Dewey

b) Filling system nomor Terminal Digit

Filling system nomor dewey disebut juga system decimal. Bila kita menggunakan system nomor Dewey langkah-langkah yang harus dilakukan adalah;

1. Membuat daftar klasifikasi nomor.

Daftar klasifikasi nomor merupakan himpunan segala macam kegiatan yang terdapat di kantor. Segala macam dari kegiatan rutinitas kantor dibuat dan dikelompokkan masing-masing dan diberi nomor kode.

Daftar klasifikasi nomor berguna untuk:

     - Memberikan nomor kode

     - Menyiapkan dan menyusun tempat penyimpanan file.

Ada 3 baris daftar klasifikasi nomor.

1) Baris pertama disebut baris kelompok besar

Di baris besar ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor dan pemberian nomor-nomor kode. Untuk nomor urut dimulai dengan angka

000 = bidang pendidikan dan latihan

100 = keuangan

200 = personalia

300 = pembangunan

400 = Koperasi

500 = produksi

600 = pemasaran

700 = penelitian laboratorium

800 = perlengkapan

900 = pengangkutan dan perbekalan.

Apabila ada kelebihan kegiatan pokok kantor, harus dibuat penggabungan kegiatan yang sejenis, dengan demikian jumlah kelompok dalam baris tetap 10. Berikutnya dari tiap-tiap kelompok bagian utama dipisah menjadi 10 bagian yang disebut dengan kelompok bagian pembantu.

2) Baris pembagian pembantu.

Di baris ini terdiri dari 10 kegiatan, jika dalam kegiatan belum berjumlah 10, maka tetap harus dibuat 10 kelompok kegiatan sebagai cadangan kegiatan. Contoh yang tertera dibawah ini diambil dari bagian personalia dengan nomor kode 200.

200 = Personalia

210 = Formasi

220 = Pemilihan personal

230 = Tata tertib

240 = Ujian jabatan

250 = kenaikan pangkat

260 = cuti

270 = mutasi

280 = pemberhentian kerja

290 = pension.

3) Baris pembagian pembatu yang lebih kecil

Dari nomor kelompok dapat diuraikan lagi dalam kelompok 10 bagian yang lebih kecil lagi. Nomor ini diambil dari kelompok cuti dengan nomor kode 260.

260 = cuti

261 = cuti besar

262 = cuti tahunan

263 = cuti sakit

264 = cuti kawin

265 = cuti hamil

266 = cuti di luar tanggungan Negara

267 = cuti kematian

268 = cuti ujian dinas

269 = cuti pergi haji.

Sistem Dewey ini hanya cukup memperhatikan kode angka yang ada dalam surat. Juga kita harus memperhatikan pembagian kelompok besar. Dengan melihat kepala angka kode dari surat, maka kita sudah dapat menerka surat harus masuk ke dalam kelompok mana. Contoh; kepala angka 1 termasuk kelompok bidang keuangan dan angka 3 sudah pasti masuk ke dalam kelompok bidang pembangunan dan begitu seterusnya.

Cara menemukan kembali arsip berdasarkan sistem nomor.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau angka dibuat system penomoran arsip mulai yang terkecil sampai yang terbesar.

1). Cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem Dewey.

Tata cara yang harus dilakukan dalam menemukan kembali arsip berdasarkan system Dewey.

a. Mencari kartu indeks di tempat file kartu, kemudian samakan dengan bahan yang dicari.

b. Perhatikan tanda atau kode yang tertera di kartu indek tersebut.

c. Berikutnya mencari lemari file tempat penyimpanan surat. Contoh; surat yang akan dicari tentang cuti kawin bernomor kode 264.1. Berarti File yang kita cari berada pada laci bernomor 200, dan di belakang guide (petunjuk) bernomor 260, di dalam folder atau map bernomor 264, dengan urutan surat pertama.

2). Cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan system terminal Digit.

a. Cari perihal dibuku arsip, perhatikan nomor kode surat.

b. Dengan memegang nomor kode surat, kemudian carilah surat ditempat penyimpanan berdasarkan urutan nomor.

c. Bila telah ditemukan, segera ambil untuk digunakan sesuai dengan keperluan.

1. Sebuah sistem pengarsipan yang terorganisir dapat diatur dalam berbagai cara termasuk: Abjad, Lurus Numeric, atau Terminal urutan Digit. 
   
   
   Artikel ini berfokus pada Terminal Digit pengajuan. 
   
   
   Contoh Sistem Digit Terminal 
   
   
   Dengan digit Terminal mengajukan dua digit terakhir dari nomor pengajuan menentukan lokasi utama file. Kemudian Anda pergi ke tengah dua digit, maka digit awal (berapa banyak digit tergantung pada ukuran nomor). 
   
   
   Sebuah cara sederhana untuk menjelaskan bagaimana untuk mengajukan nomor enam digit dalam rangka terminal digit adalah: dua terakhir, dua tengah, dua yang pertama. 
   
   
   Sebagai contoh: nomor 13 76 20 akan diajukan dalam (20) bagian, maka dalam rangka oleh (76), maka dalam rangka oleh (13). 
   
   
   Anda pada dasarnya mengambil seluruh ruangan berkas dan membaginya menjadi 100 bagian. Bagian mulai (00) dan berakhir pada (99) 
   
   
   Anda melihat dua digit terakhir lebih dahulu (dua terakhir) yang berarti bagian pertama di ruang berkas berisi semua angka yang berakhir (00) dan bagian terakhir berisi semua angka yang berakhir dengan (99). 
   
   
   Digit Terminal file Kamar Ilustrasi 
   00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 
   10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 
   20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
   30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 
   40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 
   50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
   60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 
   70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 
   80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
   90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 
   
   
   Bagian-bagian ini cukup banyak tetap konstan sehingga mengetahui dua digit terakhir dari nomor pengajuan berarti mengetahui bagian dari ruang file yang berisi bahwa record (nomor berakhir 50 akan berada di tengah-tengah ruang berkas dll). 
   
   
   Sekarang bahwa catatan ini di bagian utama digit berikutnya untuk mengajukan dengan di bagian tersebut adalah (tengah digit). Kemudian Anda pergi ke depan angka belakang (dua yang pertama dengan nomor enam digit). 
   
   
   KEUNTUNGAN 
   
   
   -Sangat efisien untuk digunakan dalam kamar file besar 
   
   
   -Rekaman dapat diajukan dan diambil sangat cepat 
   
   
   -Setiap bagian selalu di daerah yang sama dari ruang berkas 
   
   
   Personil kamar-file belajar di mana setiap bagian berada 
   
   
   -Bagian mengisi merata karena urutan nomor tidak relevan 
   
   
   -Bekerja dengan baik dengan catatan acak dibersihkan 
   
   
   -Pergeseran catatan setelah pembersihan yang sangat berkurang 
   
   
   -Belah nomor lebih mudah untuk berurusan dengan 
   
   
   -Warna-coding sangat efisien 
   
   
   -Membuat mengakses catatan sulit bagi personil yang tidak sah 
   
   
   Saya merekomendasikan mempertimbangkan metode ini pengajuan jika ruang file berisi 10.000 atau lebih catatan. 
   
   
   Kekurangan 
   
   
   Takut-file personil ruangan belajar sistem baru 
   
   
   -Melihat nomor pengajuan pada dasarnya mundur dapat membingungkan 
   
   
   -Tidak efisien untuk kamar berkas kecil 
   
   
   -Tidak efisien jika Anda memiliki sejumlah kecil nomor yang ditetapkan bersama dengan file yang sangat besar 
   
   
   -Lebih sulit untuk mengatur jika sub-folder yang digunakan 
   
   
   Kesimpulannya, menimbang pro dan kontra dari berbagai metode pengajuan sebelum memulai sistem pengarsipan Anda akan menghemat banyak sakit kepala di masa    depan! 
2. Sistem Nomor Terakhir (Terminal Digit)

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir (terminal digit) pada umumnya digunakan oleh organisasi yang mempunyai kegiatan cukup luas (organisasi besar) serta volume terciptanya arsip cukup besar. Perlu diperhatikan, bahwa yang dimaksud nomor di sini adalah nomor kode penyimpanan dan bukan nomor yang tertera pada surat (Nomor Surat). Jadi, jangan sampai nomor surat dianggap kode penyimpanan arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip sistem nomor terakhir yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan adalah penyimpanan arsipyang diatur dengan ketentuan berikut ini.

a. Laci yang digunakan untuk penyimpanan arsip terdiri dari 10 laci.

b. Lembar petunjuk (guide) ditiap laci sebanyak 10 sehingga seluruhnya berjumlah 100 lembar petunjuk.

c. Jumlah map atau folder seluruhnya berjumlah 1000 lembar yang ditempatkan   dibelakang setiap lembar petunjuk sebanyak 10 map.

d. Nomor kode penyimpanan terdiri dari 3 unit petunjuk, yaitu unit pertama adalah dua (2) nomor dari belakang (nomor terakhir)

sebagai petunjuk untuk nomor laci dan nomor guide (lembar petunjuk). Unit kedua adalah satu nomor berikutnya sebagai petunjuk nomor map tempat arsip disimpan. Sedangkan unit ketiga adalah nomor (digit) sisanya sebagai petunjuk nomor urut arsip yang disimpan. Pemberian nomor dimulai dari angka 0 (nol). Contoh penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir (terminal digit): apabila kode penyimpanan adalah 25791, ini berarti unit satu adalah nomor 91 sebagai petunjuk nomor laci (laci X) dan nomor petunjuk (guide 1). Unit dua satu nomor berikutnya yaitu 7 sebagai petunjuk nomor map dan unit tiga angka sisanya dalam hal ini angka 25 sebagai petunjuk nomor urut arsip.